Een bedrijf zonder Excel is als een café zonder bier

Excel is een prachtige tool voor basis QA beheer. Groter wordende bedrijven kijken best ook uit naar specifieke oplossingen om aan efficiëntie te winnen. Een greep uit enkele mogelijkheden.

Stel je eens een wereld voor zonder Excel. Bill Gates was dan waarschijnlijk niet ’s werelds rijkste man geweest, maar veel pertinenter is de vraag hoe bepaalde bedrijven nog zouden overeind blijven staan.

Wie heeft vandaag de dag geen Excel op zijn pc? Excel is dan ook dé uitgelezen software als je begint met een QA-systeem. Handig om je klachten in op te lijsten, om een trend te bepalen in je meetresultaten van het afgelopen jaar, of om je interne non-conformiteiten in te beheren. Je maakt lijstjes aan, steekt er een handvol formules achter, en de onvermoeibare rekenkracht van de groene Microsoft telg doet de rest.

Limieten

Maar… op een bepaald moment bereikt ook Excel zijn limieten. Minder handig wordt het als je met meerdere medewerkers in één en dezelfde file wil werken. Office 365 is niet dermate ingeburgerd in het bedrijfsleven.

Of probeer maar om je foto’s erin in kwijt te raken: bestanden worden al snel te zwaar om nog werkbaar te zijn. Mensen op de werkvloer registraties laten uitvoeren in een Excel-werkblad is ook niet zonder risico (en gevoelig voor het copy-paste syndroom).

Joekels en gedrochten

En toch zie ik nog steeds diezelfde Excel-files als in de begindagen. Sommige bedrijven draaien als het ware op Excel. Weliswaar zijn het joekels van bestanden geworden, met macro’s en gedrochten van formules allerhande, waar het soms zoeken is naar de links ertussen. En dan veegt een nieuwe werkkracht per ongeluk 1 formule uit, en hopla … Frustraties komen boven. Gesakker op Excel. Niet terecht, maar … het toont misschien aan dat het tijd wordt om over te schakelen op specifiekere software. We leven nu eenmaal in 2018.

Als consument vinden we het normaal om online aankopen te doen, om onze vakantiefoto’s op Facebook te gooien, om ervaringen van anderen over het vakantiehotel te lezen, en ga zo maar door. De mogelijkheden, en dus ook de specifiek daartoe ontworpen software of apps, zijn eindeloos. Als we echter op het werk komen, dan vallen we graag terug op … Excel.

Misschien wel onterecht.

Inspecties op de werkvloer? Probeer eens een tool zoals Checkbuster. Checklistje aanmaken, met de app de vloer op, score geven, fotootje nemen en hup, doorsturen naar wie het wil.

Registraties van de reiniging beheren? Met Google Formulieren maak je een vragenlijst aan voor de operatoren. Makkelijk voor de mensen om te begrijpen, en je krijgt er gratis en voor niks een totaaloverzicht bij.

Het preventief onderhoud van je machinepark dan. Je wil een planning maken, je wil registraties van de uitgevoerde werken, je wil een taakomschrijving koppelen aan de opdrachten, etc. Check eens of je ERP systeem een module heeft die dit mogelijk maakt. Of een pakket zoals Softmaint. Een alomvattend pakket zoals Quasydoc kan je bijvoorbeeld gebruiken om alleen het technisch onderhoud in onder te brengen.

Je kwaliteitscertificaten én die van je leveranciers beheren kan je doen via Certables. Geen Excel lijstjes meer om alle vervaldata bij te houden: de software doet dit voor jou. Je linkt je leveranciers aan jou, en in 1 klap wordt het beheer van al je supply chain certificaten voor jou uitgevoerd.

Het ideale is uiteraard om alles te koppelen in 1 systeem. Maar, laat ons eerlijk wezen, de perfecte oplossing op dat vlak ben ik nog niet tegengekomen. Een totaalpakket zoals Odoo of Quasydoc is zeker de moeite waard om eens te onderzoeken als je naar zoiets op zoek bent.

Waarom? Omdat zij ontworpen zijn voor datgene wat jij nodig hebt. Net zoals alle bovengenoemde voorbeelden. Zij zijn gemaakt met als doel gebruiksgemak te verhogen, én om een oplossing te bieden aan jouw specifieke noden.

Let wel: Excel is verre van slechte software, en voor vele kleinere KMO’s meer dan voldoende. Eenmaal je bedrijf groeit, en je nood krijgt aan efficiëntie en specifieke noden, zijn er waarschijnlijk betere alternatieven.

Kijk ook na of de software op maat van jouw bedrijfsgrootte is geschreven. Kan de ontwikkelaar referenties voorleggen die overeenstemmen met jouw profiel? Contacteer andere gebruikers en vraag naar het gebruiksgemak.

Efficiënter werken, meer leren uit data, en fouten vermijden, daar draait het om. En ja, tijdswinst is dan leuk meegenomen.

Foto beschikbaar via Creative Commons by Thomas Luebke

Delen via

Verwante artikelen

Marco Poutré van de Quebec Society for Quality

Herbekijk de webinar over 8D

In een webinar over 8D loodste Marco Poutré van de Quebec Society for Quality de deelnemers door de acht stappen die je moet volgen om de root cause van problemen te achterhalen.

Aan de slag met Management by Objectives

Hoe je Management by Objectives (MBO) inschakelt als werkinstrument om je organisatie te managen, daarover vertelt Luc Donckers, Quality Manager bij Dana Belgium, in de komende Kwinta sessie.