Geef eens weerwoord aan de auditor

Eén keer per jaar komt een of een aantal auditors enkele dagen naar je organisatie kijken en schrijft in een rapport of je certificering nog wel waard bent. In die paar dagen moet een groot aantal onderwerpen de revue passeren. Ik denk dat effectief maar de helft van de audit over je bedrijfsvoering gaan. Hier kunnen de auditors niets aan doen.

De steeds rigidere regels van accreditatie-instellingen dwingen de auditors steeds meer te rapporteren en steeds minder tijd te hebben voor waar het nu echt om gaat: je dagelijkse bedrijfsvoering. Je pogingen om de klant tevreden te stellen of liever te houden.

Auditors zijn ook maar mensen

Maar: auditors zijn ook maar mensen. Als je kijkt naar de ISO-definitie van een audit, dan staat daarin dat een audit een ”systematisch …….. onafhankelijk ………. auditbewijsmateriaal ….. objectief beoordelen…”.

Simpel vertaald: een auditor moet lui en dom zijn en geen mening hebben.

  • Dat lui zijn, slaat erop dat niet zij moeten bewijzen dat je aan de norm voldoet, dat moet je zelf doen. Het is slechts aan de auditor om schrandere vragen te stellen.
  • Dom zijn, slaat op zaken die je uitdenkt in je systeem: over rapportage, controleverplichtingen, werkinstructies die noodzakelijk zijn,.... De auditor toetst enkel of je je daaraan houdt en of dit voldoet aan de norm (die geen methoden voorschrijft).

Maar nu komt het: de auditor ‘vindt’ ook van alles: "Ja, maar ik vind het veel duidelijker, overzichtelijker, handiger, ….."  

Stokpaardjes

Auditors hebben allemaal hun stokpaardje, ze hebben allemaal een idee hoe zaken geregeld moeten zijn, maar het is jouw systeem. Auditors (ook ik) vinden het heerlijk wanneer alles op schrift staat, dat controleert lekker makkelijk.

Er is veel meer bewijs waar een auditor naar kan kijken of luisteren, maar dit bewijs is vaak lastiger te auditeren dan papierwerk. Puur kijkend naar de ISO-normen bepaal je in grote mate zelf wat je opschrijft. ’Vaststellen’ betekent niet hetzelfde als ’documenteren’. 

Durf te vragen

Als de auditor met een afwijking komt, durf dan te vragen: "Waar staat dat dat  anders moet, of niet op deze manier mag?" Als je dan te horen krijgt "Ja, maar dat vind ik veel handiger, duidelijker", wijs de afwijking dan af. Stel vriendelijk dat je, wat afwijkingen betreft, niet in de mening van de auditor geïnteresseerd bent.

Als de auditor duidelijk kan maken dat de norm of je eigen systeem voorschrijft dat het zo niet de bedoeling is, wees dan ook zo sportief om de afwijking zonder te zeuren te accepteren. Een mantra dat om elke afwijking moet gonzen is: Wat is de eis? Wat wijkt er af? Wat is het bewijs? De auditor probeert je scherp te houden. Help jij de auditor scherp te houden?

Matthijs Dierick, lead auditor en trainer DNV GL. Benieuwd hoe DNV GL je hierbij kan helpen? Neem contact op met Arjen de Keizer van DNV GL - Business Assurance via +32 3 206 65 30.

Delen via

Verwante artikelen

“Altijd winst, geen waste”

“Managementsystemen innovatief aanpakken leidt altijd tot winst, geen waste”, zegt Jacques van Unnik, Business Development Manager bij DNV GL, in een interview over kwaliteit en innovatie. “Innovatief zijn op vlak van managementsystemen is dingen slimmer en handiger doen, wat de waste reduceert.”

ISO 9001, de moeder der ISO's

Ken je de reclame van de jaren '80 voor een bekend merk van spaghettisaus, waarbij gerefeerd werd naar La Mamma en haar geheim recept? Ik vond het een sterk statement rond authenticiteit. La Mamma beheerste haar proces, stond er garant voor. En ze was er trots op!

Business Excellence 2.0 in de praktijk

Mensen goesting doen krijgen in kwaliteit. Dat was het hoofddoel van Bénédicte Colpaert, Head of Prevention & Business Excellence bij Umicore, toen ze Business Excellence 2.0 uitrolde in haar organisatie.

Reactie

Plaats ook op: