Kijk mee achter de schermen van deze 3 kwaliteitsteams

Met de uitleg over de video SOP's van Bekaert, score- en verbeterborden bij AZ Maria Middelares en het kwaliteitsproces van een Lab & Inspection Module bij Van de Velde lichten 3 leden van het VCK-netwerk een tipje van de sluier van hun kwaliteitsinspanningen.

Een beeld zegt meer dan 1.000 woorden

Yves Herbrant (Quality Manager bij Bekaert) legt uit hoe je omgaat met vakmanschap ten opzichte van instructies op de werkvloer. Weliswaar zijn veel handelingen geautomatiseerd, maar een deel blijft handwerk. Het zijn dus de mensen die de kwaliteit bepalen in hun dagelijkse handelingen. In het verleden waren die instructies vooral uitgeschreven documenten, nu evolueert het bedrijf naar video SOP's. Een beeld zegt namelijk meer dan 1.000 woorden.
 
Veel tijd kruipt in de voorbereiding met opstellen van scenario of het draaiboek. "In sommige gevallen vertrekken we niet van een gekende werkinstructie en moet afgesproken worden welke stappen de activiteit doorloopt", legt Herbrant uit. Het voordeel is dat je zo’n Video SOP niet van achter je bureau kan schrijven, maar op de werkvloer moet gaan. Daardoor krijg je consensus en voelen de medewerkers zich betrokken.

Na het draaiboek volgt het filmen zelf en de regie. Een eerste versie wordt in het team besproken waarna eventueel nog aanpassingen volgen. Na de validatie wordt de video verspreid en verder voor (her)opleiding gebruikt in een geïntegreerd opleidingspakket. Een video SOP haalt werkelijk het maximum uit een werkinstructie, maar anderzijds is het ook een tijdsintensief proces.

Continue verbetering rond kwaliteit en patiëntveiligheid

Annelies Lippens legt het systeem uit van decentrale score- en verbeterborden dat het AZ Maria Middelares in Gent uitrolde in aanloop naar JCI-accreditatie. Lippens: “Het grootste doel van die accreditatie is om bezig te zijn met continue verbetering rond kwaliteit en patiëntveiligheid. Je moet kunnen aantonen dat je daarmee bezig op alle niveau's, maar dat is niet altijd even evident binnen een ziekenhuis.”
 
Daarom werkte de kwaliteitdienst scoreborden uit om op afdelingsniveau uit te hangen. Daarop staat het ziekenhuisbreed beleid en enkele afdelingsspecifieke gegevens, zoals een reeks indicatoren, een dienstspecifieke focus en verbeteracties. Elke indicator is in een tegel gegoten die onder meer via kleurcodes aangeeft of de doelstelling bereikt is of niet, hoe de indicator evolueert en wat de gemiddelde ziekenhuisscore ervan is. Maandelijks wordt het scorebord geactualiseerd.
 
"De gedragenheid ervan is heel variabel", zegt Lippens. "Daarom willen we focussen op de pdca-cyclus om te tonen hoe je heel praktische problemen kunt oplossen." Dat kan gaan van een indicator opstellen tot welke acties je kunt nemen om een probleem aan te paken. "We willen decentraal die skills aanleren zodat de meerwaarde en het gebruik van het scorebord wordt gestimuleerd."

Kwaliteitsproces onder de loep

Valéry Ameel is Quality & Purchase Manager en legt uit dat de omzet van Van de Velde de voorbije jaren heel sterk gegroeid is, dus ook het aantal producten en het aantal binnenkomende materialen. Daardoor steeg de nood om het kwaliteitsproces ervan onder de loep te nemen. Met een Lab & Inspection Module (LIM) wilde Van de Velde testen en toleranties vooraf definiëren, onmiddellijke input mogelijk maken en kwaliteitsrapporten opstellen.
 
De voorbereiding vroeg veel tijd, zegt Lot Vande Populiere, Quality Coordinator Materials bij Van de Velde. Om de software van de eerste keer correct te ontwikkelen werd het verloop van processen met behulp van een swimlane diagram uitgetekend. Alle grondstoffen werden gecreëerd binnen het systeem en gekoppeld aan vastgelegde testen en toleraties.

De workflow van LIM start op het moment dat een leverancier de goederen afzet bij de poorten van Van de Velde. Op dat moment rollen 2 papieren van de printers voor de visuele inspectie en het labo, waarin de uit te voeren tests staan opgesomd. Aan de hand van een barcode worden de artikels geïdentificeerd.
 
Na de testfase kan een "lot approver" alle resultaten meteen raadplegen en een grondstof goedkeuren, goedkeuren met opmerkingen of afkeuren. "Zodra die knoop is doorgehakt, stroomt alle data naar het ERP en kunnen we aan de slag met de analyse van die cijfers, met allerlei rapporten voor intern en extern gebruik, zo kan bijvoorbeeld een rapport opgesteld worden met de meest voorkomende type fouten die een bepaalde leverancier maakt, om zo zowel korte als lange termijn correctieve acties op te kunnen stellen en uit te werken samen met de leverancier", legt Vande Populiere uit.

De presentaties zijn voor de leden van het VCK-netwerk beschikbaar via Kwinta KnowledgeBekijk het fotoverslag op Facebook.

Delen via

Verwante artikelen

UZA ontvangt internationale erkenning voor verpleegkundige zorg

Het Universitair Ziekenhuis Antwerpen (UZA) heeft als eerste Europese ziekenhuis de Magnet-erkenning behaald. Dat is wereldwijd de hoogste erkenning voor verpleegkundige zorg.

Is meten nog weten in ziekenhuizen?

De helft van de Belgische spoedartsen overweegt van job te veranderen, zo blijkt uit een studie van de Belgian College of Emergency Physicians (BeCEP) in samenwerking met UGent. Vooral de "extreme administratieve belasting" door accreditering doet mensen afhaken.

3 goede kwaliteitspraktijken onder de loep

Een tool om continu te verbeteren bij Swissport, Q-partners bij het Zorgbedrijf Antwerpen en een systeem om de competenties van je werknemers aantoonbaar te maken: dat zijn de 3 cases die 3 leden van het VCK-netwerk in de Kwinta sessie van mei voorstelden.

Reactie

Plaats ook op: