"Logistiek optimaliseren is hefboom voor verdere professionalisering"

Om verder te professionaliseren in de ziekenhuissector, verdient de logistiek een meer dan gewone aandacht. Een onderzoek van Möbius leidde tot enkele markante conclusies. Stuk voor stuk gaat het om punten waar ziekenhuizen aan kunnen werken om hun efficiëntie op te krikken. Een overzicht.

Foto beschikbaar via Creative Commons by  U.S. Pacific FleetMeten is weten. Om een goed beeld te krijgen van de logistieke stand van zaken in de Belgische ziekenhuizen, voerde Möbius eind 2014 bij 23 ziekenhuizen een grondige benchmark uit.

“De onderzochte instellingen lagen in de drie gewesten en waren van verschillende grootteordes”, legt Dirk Beets, Management Consultant bij Möbius, uit.

“Op die manier verkregen we een representatieve doorsnede van het Belgisch ziekenhuislandschap. Op basis van zowel kwalitatieve als kwantitatieve vragen peilden we in elk ziekenhuis naar de situatie op het gebied van aankoop en logistiek."

Maturiteitsrangschikking

"Verschillende thema’s kwamen hierbij aan bod: aankoopmaturiteit, verdeling van de ‘spend’, centralisatieprofiel, datakwaliteit, voorraadrotatie en het aantal leveranciers waarmee men samenwerkte. Aan de hand van al deze domeinen kwamen we ook tot een globale maturiteitsrangschikking.”

Het onderzoek leidde tot verschillende vaststellingen:

  • “Een eerste punt dat opvalt zijn de grote verschillen tussen de ziekenhuizen onderling”, stelt Dirk Beets vast. “Waar een aantal onder hen al jaren bezig zijn met het optimaliseren van logistieke processen, zijn er die op dit vlak slechts hun eerste stappen zetten. Maar we groeven ook dieper.
  • Binnen één bepaald ziekenhuis kunnen vaak aanzienlijke verschillen ontwaard worden. Op het ene vlak staan ze dikwijls verder dan op andere domeinen. Maar ook – en dit is zonder meer positief – zijn ze zich ook bewust van hetgeen waar nog werk van moet worden gemaakt.
  • Andere vaststelling is dat de juiste gegevens niet of soms moeilijk beschikbaar zijn. Het valt op dat we niet op alle vragen een antwoord ontvingen.
  • De vierde conclusie, tot slot, leert ons dat er geen duidelijk verband bestaat tussen de omvang van een ziekenhuis en haar score in ons maturiteitsonderzoek.”

“Elk geval heeft natuurlijk zijn eigen specifieke kenmerken, toch kunnen een aantal best practices afgebakend worden”, aldus Dirk Beets. Een overzicht.

Conclusies uit het onderzoek

Bundelen taken en verantwoordelijkheden

“Het groeperen van logistieke activiteiten is troef”, beklemtoont Beets. “Het is een feit dat steeds meer ziekenhuizen begrijpen dat in het verleden te veel aankooptaken door elke dienst, arts of discipline werden gedaan. Naarmate dit besef toeneemt, zie je ook beterschap, maar het potentieel is nog groot."

"Ziekenhuizen moeten zich dan ook in alle eerlijkheid de vraag stellen of logistieke activiteiten niet nog meer gegroepeerd kunnen worden. Generieke taken kunnen het best gebundeld worden over de afdelingen heen, terwijl specifieke taken het best binnen een productgroep blijven.”

Voorraad laag houden

“In een ziekenhuiscontext mogen we stellen dat een voorraad die overeenstemt met een gemiddeld verbruik van drie weken als best practice kan worden beschouwd”, verduidelijkt Dirk Beets.

“En in ons onderzoek zagen we dat een aantal ziekenhuizen aan een voorraadrotatie van 17 à 18 keer per jaar zaten, wat ongeveer overeenstemt met die drie weken. Belangrijker is dat drie vierde van de gepeilde ziekenhuizen aan een lagere rotatie zaten, wat betekent dat ze een hogere voorraad hadden. Hoeft het gezegd dat we hier te maken hebben met een stevig verbeteringspotentieel?”

Leveranciers rationaliseren

“Onze bevraging had ook betrekking op hoeveel verschillende producten een gegeven ziekenhuis verbruikt en met hoeveel leveranciers gewerkt wordt”, aldus Beets. “En ook hier valt een groot onderscheid  tussen de ziekenhuizen onderling op. Zij die net een fusie achter de rug hebben kampen vaak met een grote heterogeniteit, terwijl zij die net een rationaliseringsoperatie door-lopen hebben beter scoren. Een reductie op dit vlak levert verschillende ‘wins’ op.”

Software én processen herzien

“Uit ons onderzoek blijkt dat vele ziekenhuizen vaak verschillende systemen gebruiken voor verschillende goederenstromen én verschillende aspecten van de logistieke keten. Sommigen hebben ook te maken met een ERP-pakket. Opvallend is dat de verwachting van een ERP-implementatie vaak hoog is, maar na enige tijd blijkt dat heel wat zaken waar op gehoopt werd niet ingelost werden."

"Maken we de vergelijking met de industrie dan zien we dat de komst van een nieuw softwarepakket ook een moment is om processen grondig te herzien. Als ook in ziekenhuis middens deze mentaliteit wortel kan schieten, kan dit de efficiëntie en effectiviteit aanzienlijk ten goede komen."

Delen via

Verwante artikelen

Kwaliteitsvol zorgen voor morgen

Hoe ga je als zorgorganisator om met de vloedgolf aan uitdagingen in de ouderenzorg, zoals het tekort aan zorgkundigen en de zwaarder wordende zorg?

Herbekijk de Kwinta webinar over Magnet-erkenning

Als eerste ziekenhuis in Europa sleepte het Universitair Ziekenhuis Antwerpen (UZA) een Magnet-erkenning binnen. Paul Van Aken, directeur Patiëntenzorg, legt in een webinar uit hoe en waarom zijn ziekenhuis de erkenning behaalde.

Eerste hulp bij MDR

De industrie voor medische hulpmiddelen kent sinds mei 2017 haar nieuwe wettelijke verplichtingen, de Medical Device Regulations of kortweg MDR.