Valkuilen bij de PDCA-cirkel

"Zonder cijfers heb je alleen je buikgevoel"

Bepaal vooraf het gewenste resultaat van je verbeterproject. Dat zegt Nelly Flebus, coach van het traject over de PDCA-verbetercirkel.

“Als je vooraf niet weet waar je naartoe wil, kan je geen verbeterproject op de sporen zetten”, vindt coach Flebus, die ook adviseur is bij het Centrum voor Productiviteits Coaching (CPC).

“Begin een traject niet met “wij willen verbeteren”, maar maak het concreet, maak het gewenste resultaat zichtbaar, zeg bijvoorbeeld: “wij willen 10% minder klachten van klanten tegen de zomervakantie”.

Waarom is het meetbaar maken zo belangrijk?
FLEBUS: Maak je verbeterprojecten niet concreet of meetbaar, dan is het achteraf altijd een arbitraire beslissing of het traject een succes was of niet. Zonder cijfers volg je je buikgevoel, en dat verschilt van mens tot mens en volgens de positie van de betrokkenen binnen de organisatie.

Cijfers moeten helpen om discussies te vermijden, ze maken het makkelijker om over problemen te praten en te verbeteren. Het gewenste resultaat drukt voor mij de meetbare doelstelling uit.

Hoe doe je dat concreet, zo’n verbeterproject meetbaar maken?
FLEBUS: De meeste dingen kun je vrij goed meten. Begin dus met een nulmeting vooraleer je verbetert: wat is op dit moment het probleem, wat is de grootte van de negatieve gevolgen,... ? Wanneer je deze stap overslaat, is het niet alleen moeilijk om je verbeterproject te verantwoorden, het is nog moeilijker om achteraf aan te tonen dat het project ook effectief tot een verbetering heeft geleid.

"Zonder nulmeting is het achteraf nog moeilijker om aan te tonen dat een project ook effectief tot een verbetering heeft geleid."Meten heeft vaak te maken met afbakening: wanneer je strakker gaat selecteren, kom je bijna automatisch op aspecten die wel meetbaar of aantoonbaar zijn.

Niet alles is absoluut meetbaar, maar door indicatoren op te stellen kun je wel aangeven wat de grootte is van een probleem. Algemene problemen worden veel concreter. Daardoor kan je mensen makkelijker motiveren om mee te werken aan verbeterprojecten.

Wat zijn de valkuilen bij de PDCA-cirkel?
FLEBUS: Om de mogelijkheden van een verbeterproject optimaal te benutten, moet je enkele randvoorwaarden in het achterhoofd houden. Elk project moet bijdragen tot de doelstellingen van de organisatie. De resultaatgerichtheid van verbeterprojecten is belangrijk om de samenhang met de doelstellingen van je organisatie duidelijk te maken voor alle betrokkenen.

"De PDCA-cirkel loopt slechts in een beperkt aantal projecten vast op technische aspecten."Ik wil deelnemers aan het coachingtraject ook bewust leren omgaan met de obstakels die bij elk verbeter- of verandertraject opduiken. Daarnaast moeten ze aandacht besteden aan de noodzakelijke voorwaarden om het traject op te starten en volledig af te werken.

Volgens mij is dat belangrijker dan de methoden of technieken, die mensen al kennen of overal kunnen raadplegen. De PDCA-cirkel loopt slechts in een beperkt aantal projecten vast op technische aspecten.

Tot slot is het belangrijk om een verbetertraject af te bakenen. Beperk de scope! Je kan beter stap voor stap kleine verbeteringen nastreven.

Wat zijn de voordelen als je een project zo sterk afbakent?
FLEBUS: Bij kleinere verbeterprojecten kan je relatief snel successen boeken zodat de deelnemers resultaten zien en de vruchten plukken van hun inspanningen. Zo ontstaat een win-win: mensen beleven meer plezier aan hun werk en kunnen vlotter bepaalde taken afronden, de organisatie bereikt beter, efficiënter haar doelstellingen.

Bij kleinere verbeterprojecten kan je relatief snel successen boeken zodat de deelnemers resultaten zien en de vruchten plukken van hun inspanningen.Vanwaar je beslissing om te coachen?
FLEBUS: Coaching is effectiever vooral als het gaat om een verandering op lange termijn. Bij coaching ligt de nadruk op het stimuleren van mensen, door ze een spiegel voor te houden en ze uit te dagen om hun mogelijkheden te benutten.

Bij begeleiding ga je een veel actievere rol spelen en het traject mee uitstippelen, bij coaching ben je meer een sparringpartner die de deelnemers uitdaagt om zelf de beste weg te zoeken. Bovendien is elk coachingstraject een uitdaging, die voor de coach even verrijkend is als voor de deelnemers.

Schrijf je in voor de start van het coachingstraject op 29 april en herlees de chatsessies van maart en april waarin coach Nelly vragen over PDCA beantwoordde.

Delen via

Verwante artikelen

De hartslag is de moeder van de PDSA-cirkel

Een managementsysteem dat door de hele organisatie wordt gedragen en gebruikt? Dat bereik je door het creëren en onderhouden van een organisatie-hartslag. Aan de hand van periodiek ingerichte managementcycli worden strategische doelstellingen en operationele prestaties met elkaar in lijn gebracht en gehouden.

Het ABC van kwaliteit in 26 delen: de letter D

In mijn Six Sigma Black Belt cursus staat een lijstje met een zevental zogenaamd wereldberoemde kwaliteitsgoeroes. Maar als ik mijn cursisten vraag welke namen een belletje doen rinkelen dan valt het al heel erg mee als ze er twee of drie van kennen. Ook in de kwaliteit is men vooral in de eigen kleine wereld wereldberoemd.

Geen PDCA, maar wat dan?

In een aantal eerdere blogs heb ik aangegeven wat de problemen kunnen zijn met de PDCA-cyclus in snel veranderende omgevingen. Plannen pinnen ons te veel vast, de cyclus is te traag, de waarde van meten wordt overschat en de personele factor (hoe krijgen we medewerkers in beweging voor verbetering?) wordt onderschat. Mooi, maar wat dan wel?