Voorraad is resultaat van (mis)lukken van processen

Voorraad is het resultaat van het lukken of mislukken van processen in het bedrijf. Al wat niet goed onder controle is in het bedrijf komt in de voorraad terecht. En voorraad, dat is kapitaal...

Het adviesbureau Xeleos focust al tien jaar op supply chain management. Sinds begin 2013 zet het voor het oplossen van problemen ook zijn Optimact-webtool in. Industrie sprak over de materie met managing director Olivier Corluy en zijn partner Gunther Fonteyne.

Voorbeelden probleemsituaties

Laten we in het onderwerp duiken aan de hand van een reeks probleemsituaties die zich kunnen aandienen. Zaken waarmee elke bedrijfsleider zich kan identificeren...

  • “Vaak komen we bij bedrijven die ‘met de ogen dicht’ net een VMI-contract (Vendor Managed Inventory) afsloten. Ze onderschatten dat VMI vergt dat je je eigen voorraden onder controle hebt.”
  • “De laatste twee jaar kloppen grotere KMO’s aan bij de bank om extra kredieten. De bank kijkt naar de balans en als die merkt dat de voorraden en afgewerkte producten te hoog zijn... Dan klopt het bedrijf bij ons aan om zijn voorraden te doen dalen en het extra krediet alsnog te krijgen.”
  • “Bedrijven willen hun service level opkrikken maar zonder de voorraad te verhogen. Hun klanten vragen 95 OTIF (On Time and In Full) en ze zitten op 85. Hoe krijgen ze hun OTIF omhoog?”
  • “Productiebedrijven die met gekende seizoenschommelingen af te rekenen hebben maar er toch niet in slagen op tijd te leveren...”
  • “Veel bedrijven leveren wel op tijd maar met ‘faalkosten’: extra uren in de klantendienst, in expressdiensten, extra operationeel werk... Veel van die kosten zijn verborgen. Zo verkopen bedrijven soms met verlies. ‘Sales’ haalt zijn target... maar dat levert enkel kosten op. Wij moeten die faalkosten in beeld brengen.”

Processen "Lean" maken

Hoe de juiste producten op het juiste moment op voorraad hebben? Worstelen met je voorraadbeheer, heeft een impact op de balans. Als een groothandel een product niet op voorraad heeft, schuift de klant naar een ander.

“Logistiek focust op het operationele gebeuren maar het begint al bij de planning. We dekken zowel planning als aankoop, productie, logistiek en distributie af”, zegt Gunther Fonteyne. “Als oplossing gaan we processen aanpakken, ‘Lean’ maken en er de juiste organisatie achter zetten.” Klanten zijn ‘uit de kluiten gewassen KMO’s’ - vijftig miljoen euro omzet - grote bedrijven en multinationals.

Parameters gebetonneerd in de ERP

“We merkten dat ERP (Enterprise Resources Planning) heel de problematiek rond voorraadbeheer en forecasting onvoldoende afdekt”, zegt Olivier Corluy. Voorraadparameters zijn opgenomen in de ERP maar zitten er soms ‘gebetonneerd’. Meestal worden ze éénmaal - bij de implementatie van het ERP - in het systeem gestopt en later niet meer of niet op een gestructureerde manier aangepast. Elk product heeft echter een levenscyclus.

“Die voorraadparameters moet je dus continu bijstellen om je ERP te optimaliseren. Dat is niet evident. Er zijn softwaretools voor. Grote bedrijven kunnen zich die wel permitteren maar wij zochten een betaalbare tool voor KMO’s.”

Xeleos ontwikkelde met Optimact een eigen tool. Het is een ‘software as a service’ en steekt in de ‘cloud’. Het is een beslissingsondersteunend medium dat data uit het ERP-systeem screent op ‘rode vlaggen’: aankooporders, voorraadparameters...

De adviseurs van Xeleos toetsen de cijfers aan de bedrijfsstrategie. Er wordt een gevalideerde forecast gemaakt en in voorraadparameters omgezet. Dan wordt bepaald wat dat betekent in aankoop. Dat alles wordt dan teruggeschoten naar het ERP-systeem. Xeleos monitort ook proactief het verbeterproces.

Tool is maar een middel

“Informatietechnologie is puur ondersteunend. Als je niet op strategie werkt, op structuur, biedt software geen oplossing”, stelt Fonteyne. “We positioneren de tool dus als slechts een ‘middel’, een onderdeel van een totaaloplossing die op processen en de organisatie inwerkt.” Er wordt dan ook gesproken met CEO’s en CFO’s en wat zij nastreven. Wat is de ideale voorraadwaarde? Wat is het ideale servicelevel?

"Wat is de investering in voorraad waard ten opzichte van de meeromzet die je ermee creëert? Vaak kosten de laatste percentages gewoon teveel."

“Je haalt eigenlijk nooit honderd procent. Je moet dus ‘optimaliseren’ door een ‘evenwicht’ te vinden. Wat is de investering in voorraad waard ten opzichte van de meeromzet die je ermee creëert? Vaak kosten de laatste percentages gewoon teveel.”

Keuzes maken

Veelal is de voorraadwaarde te hoog. Anderzijds heeft men vaak de verkeerde dingen op stock. Keuzes zijn nodig. Wat als je 50.000 verschillende referenties van producten hebt die aan modegrillen onderhevig zijn? Wat wel en wat niet? “De Optimact-tool detecteert de populaire en minder populaire producten en bepaalt het ideale voorraadpunt, ook voor het gehele gamma daartussen.”

De tool biedt inzicht in de problemen en helpt de situatie ook continu in vraag te stellen. De wereld verandert immers voortdurend. Parameters in ERP moeten volgen. Kan een organisatie vlug genoeg inspelen op veranderingen in de markt? Zich kunnen aanpassen vergt wel een bepaalde bedrijfsstructuur. En daar kan een adviseur een rol spelen: vreemde ogen dwingen...

Hoe maak je je voorraad "los"?

Het op voorraad nemen van producten bindt kapitaal. Als de voorraad ‘verstart’, ligt dat vaak aan het hanteren van een ‘minimale orderhoeveelheid (MOQ). Dat blijkt een ‘cijfer’ dat ooit is vastgelegd maar na verloop van tijd geen verband meer houdt met de orders.

Vanaf een bepaalde aankoophoeveelheid geven leveranciers kortingen. Dan kopen bedrijven extra aan. Is die neiging tot ‘forward buying’ (overkopen) wel verstandig? Soms is de korting niet in verhouding. Het aangekochte product brengt ook kosten en risico’s mee. Je kan ermee blijven zitten.

“De tool helpt om te zien of het verstandig is, in de massa aankopen die er gebeuren, op zo’n kortingen in te gaan. Dat doen we door informatie te segmenteren en producten die het wel of niet doen te identificeren”, zegt Gunther Fonteyne. “Maar ook door aankopers en verkopers, Sales & Operations (S&OP) binnen het bedrijf samen te brengen om probleemgevallen te bespreken. Daarbij kan de CFO zijn rol als scheidsrechter spelen.”

Strategie en proces

Aanvankelijk wordt er veel aandacht besteed aan strategie en proces. Naderhand volgt Xeleos maandelijks de ‘logistieke performantie-indicatoren’ met de bedrijfsleiding op. “Waar draait het goed en waar minder? Welke leveranciers zijn er onder controle? Welke verdienen aandacht? Gebeurde dat vroeger op het buikgevoel, voortaan sturen KPI’s dat aan op een dagelijkse basis”, zegt Olivier Corluy.

Bedrijven die maanden aan hun ERP werkten, zijn blij wanneer die eenmaal af is en alles onder controle is. Ze zitten op een ‘datamijn’ maar met de rapporten doen ze niks of te weinig. De kunst bestaat erin iets ‘behappelijks’ af te leveren. “Wij proberen problemen te ‘visualiseren’ in duidelijke, eenvoudige grafieken. Rode vlaggen. Dat zet aan tot actie."

"Door te segmenteren op vlak van forecasting, voorraad, aankoop en orderbeheer krijg je uiteindelijk enkel de problemen in de verschillende domeinen gepresenteerd zodat een ‘management by exception’ mogelijk wordt. Wat goed loopt, daar blijf je vanaf. Rond problemen worden acties opgezet. En die moeten dan uitgevoerd worden. Veel bedrijven werken op hun ‘dode voorraad’ met promoties. Maar zes maanden later doet hetzelfde probleem zich opnieuw voor. Men heeft dus de oorzaken niet in de kern aangepakt. Die moet je detecteren en bijsturen”, aldus Olivier Corluy.

Door Luc De Smet

Delen via

Verwante artikelen

Joeri Staelens en Wim De Molder

VIDEO. Hoe CNH Industrial kwaliteit aanpakt

CNH Industrial maakt in de vestiging in Zedelgem gespecialiseerde landbouwmachines zoals maaidorsers, hakselaars en balenpersen. Wim De Molder en Joeri Staelens vertellen hoe ze aan kwaliteitsverbeteringen werken.

"Kwaliteit en innovatie horen meer dan ooit samen"

Innovatie zonder kwaliteit is geen innovatie, vindt Dirk Torfs, algemeen directeur van Flanders Make, het strategisch onderzoekscentrum van en voor de maakindustrie: "Kwaliteit zit ingebakken in innovatie."

Innovatief produceren lokt productie terug naar België

Je productie verkassen naar China is misschien interessant als je een hele grote hoeveelheid gestandaardiseerde reeks producten wil. Maar wat blijkt? De markt vraagt meer en meer op maat gemaakte producten.