Waar zit Kafka (in jouw bedrijf)?

Herinner je je de tijd toen de regering een Kafka-meldpunt lanceerde? Een idee van toenmalig staatssecretaris voor Administratieve Vereenvoudiging, Vincent Van Quickenborne. Het was tot begin dit jaar een online meldpunt waarop je kafkaiaanse toestanden kon melden bij overheidsadministraties.

Foto beschikbaar via Creative Commons by  Mike SeyfangHet initiatief was lovenswaardig: meer efficiëntie, minder bergen papier en minder dubbel werk. Het lijkt wel of onze ministers vergeten zijn dat dit ooit een doelstelling was.

Kafka als ziekte

Maar hoe is het bij jouw bedrijf gesteld met administratieve vereenvoudiging? Liggen de kasten nog vol met stapels papier? Puilen de classeurs uit uit diezelfde kasten?

Een ziekte van deze tijd is alleszins de reglementitis. Op alle vlak duikt deze vreselijke ziekte op: in je belastingformulier, bij de aanvraag van een officieel document, bij personeelsadministratie, etc. Nochtans zitten we volop in het tijdperk van de digitalisering. Die zou toch net voor mínder papier moeten zorgen?

Ik denk dat we nog niet goed weten hoe we moeten omgaan met al die veranderingen. Regeltjes, regeltjes en nog eens regeltjes. En ja, ook eigenaren van Food Safety Standaarden hebben daar last van. De ene al meer dan de andere. Ik noem geen namen. De vraag is alleen hoe je daar als bedrijf en als individu mee omgaat.

Oké, als er een wettelijke vereiste is, dan moet je die inwilligen. Maar als iets niet letterlijk gevraagd wordt, en geen meerwaarde biedt, waarom zou je dan al die papieren blijven invullen? Denk eerst eens goed na bij het introduceren van weeral een nieuw formulier, een nieuwe registratie, of een nieuwe tool. Niemand zit te wachten op extra nutteloos werk. Al is de term “nutteloos” rekbaar: wat voor de ene nuttig is, lijkt voor de ander complete nonsens.

Efficiëntie voorop

Als ik bijvoorbeeld een nieuw kwaliteitssysteem mee help op poten te zetten bij een nieuwe klant, dan kijk ik altijd eerst naar de interne stijl in het bedrijf. Wat vinden zij belangrijk? Hoe gaan zij om met IT? Is er nog een papieren cultuur?

//www.flickr.com/photos/ralf-steinberger/32929137350/Op basis daarvan bouw ik een systeem met een zo hoog mogelijke efficiency. Waarom twee formulieren gebruiken als alles op één kan? Waarom tweemaal hetzelfde noteren -onder een andere vorm misschien- terwijl je met één keer genoeg hebt? Het zit soms in kleine dingetjes. Controles op zich moeten er zijn, vooral die van de CCP dan. Maar hoe vaak zie ik niet dat hier bergen papier aan besteed worden?

Denk eens even na wat er misschien ook automatisch zou geregistreerd kunnen worden. Welke workflow kan herzien worden om sneller te werken? Spreek eens met je IT-afdeling. Misschien hebben zij vanuit hun standpunt een zicht op tools die het leven kunnen vergemakkelijken.

En vooral: consulteer de mensen in je fabriek. Vaak komen er goede ideeën naar boven van bij de mensen die dagelijks de processen uitvoeren. Zij worden direct geconfronteerd met de zwakheden van een procedure, en ja, misschien ook de kafkaiaansheid ervan.

Ik zal je eens iets verklappen: dit artikel heb ik volledig geschreven, of beter “ingesproken”, aan de hand van een stemherkenningssoftware. Ik heb hem dus niet letterlijk neergeschreven, maar gedicteerd. Nadien nog wel hier en daar een foutje moeten corrigeren, maar al bij al kan ik zeggen: ik heb deze tekst in ongeveer een derde van de tijd op papier gekregen in vergelijking met vroeger. Van efficiëntie gesproken!

E-mailterreur

Denk in dat opzicht ook eens na over jullie e-mailgebruik. Hoeveel tijd wordt er in jouw bedrijf gespendeerd aan e-mailen? Iedereen klaagt steen en been over het aantal e-mails die hij/zij dagelijks te verwerken krijgt. Nou, om je gerust te stellen: Bill Gates krijgt per dag 12 000 e-mails in zijn mailbox (al vermoed ik dat hij die niet persoonlijk zal beantwoorden).

Het kan nochtans anders. Vandaag zijn er al talloze mogelijkheden: chatsoftware voor bedrijven, projectopvolgingstools, team collaboration-tools en noem maar op. En o ja: gewoon praten met de collega’s kan ook efficiënt zijn.

Misschien wordt het wel tijd om een Kafka-meldpunt in jouw bedrijf op te richten? Waarom niet? Ik zie het o zo vaak: er worden beslissingen van hogerhand genomen waarbij de user niet geconsulteerd wordt. Wanneer die nadien geconfronteerd wordt met het gebrekkige gebruiksgemak, dan denk ik bij mezelf: “Was dit wel de juiste beslissing?”. Ondertussen is het geld gespendeerd en kan de klok niet meer teruggedraaid worden. Jammer.

Nog meer tips & tricks om efficiënter te werken? Ja, ik wil efficiënter werken

Alexander Platteeuw

Delen via

Verwante artikelen

Herbekijk de Kwinta webinar over transparantie in de voedselketen

In een Kwinta webinar deelde Alexander Platteeuw (Certables en A+ Quality) zijn inzichten in de problematiek rond transparantie in de voedselketen en reikte hij mogelijke oplossingen aan.

Blockchain vertelt hele productverhaal

Italiaanse wijnmakers lopen voorop met de implementatie van My StoryTM, een oplossing die consumenten een eenvoudige blik gunt in de inhoud van iedere wijnfles.

Welk certificaat past best bij jouw bedrijf?

De keuze in type (food) kwaliteitscertificaat is groot. Enkele factoren bepalen welk certificaat best bij jou past. Maak de juiste keuze aan de hand van deze tips.

Reactie

Plaats ook op: