Wat je moet weten over zelfsturende teams

Wat zelfsturing is

In een zelfsturend team neemt ieder teamlid – binnen een afgesproken kader – een rol en verantwoordelijkheid op zich.

• "Positief geformuleerd betekent zelfbeheer dat je als medewerker de verantwoordelijkheid neemt voor een deelproces dat je in vertrouwen gedelegeerd is." (Jos Borremans, ontwikkelingscoach van Volvo Cars Gent)
• Definitie volgens Wikipedia: "Een relatief vaste groep van medewerkers in een organisatie die gezamenlijk verantwoordelijk is voor het totale proces waarin producten of diensten tot stand komen, die aan een interne of externe klant worden geleverd."

Zelfsturing is verre van nieuw: Volvo Cars Gent past het al meer dan een kwart eeuw toe, Peter Leyman creëerde er de ideale voedingsbodem voor.

Wat zelfsturende teams doen

• Vakantieregelingen samen opstellen.
• Verbeteringsvoorstellen uittesten zonder toestemming te moeten vragen aan het management.
• Zelf voorstellen tot optimalisatie doen.
• Opvangen van afwezigheid door ziekte.
• Operationele beslissingen nemen.
• Teamcharters opstellen, bijvoorbeeld rond veiligheid en kwaliteit

Peter Leymans (werkte 30 jaar bij Volvo Cars Gent) ultieme droom inzake zelfsturing was de teams ook verantwoordelijkheid geven voor rekrutering en ontslag. Dat bleek syndicaal een brug te ver.

Voordelen

Groei, een grotere tevredenheid en betrokkenheid en aangenamer werk.
Grotere klantgerichtheid, door flexibeler op de vraag van de klant in te spelen.
Medewerkers durven elkaar feedback geven.
Teams voelen zich nog meer betrokken bij de kwaliteit, ze kunnen zelf voorstellen tot optimalisatie doen.
Het kost minder: "Direct management costs would account for 33% of the payroll" (hbr.org)
Als mensen het gevoel krijgen dat ze vertrouwd worden, dan groeit hun zelfvertrouwen en nemen ze gemakkelijker initiatief, zegt Martine Couder, die vorig jaar een coaching over Engagement verzorgde.

"If Self-Management Is Such a Great Idea, Why Aren't More Companies Doing It?", vraagt Forbes.com zich af. Of: met welke eventuele hindernissen moet je rekening houden? Hieronder een aanzet van de nadelen.

Nadelen

Soms gaan hervormingen samen met herstructureringen en ontslagen, wat de angst voedt bij werknemers dat ze er na de ingrepen slechter aan toe zullen zijn dan voordien.
In een bestel van zelfsturing wordt de directe controle door de leidinggevende niet zelden vervangen door peer pressure, groepsdruk vanwege collega's
Burn-out is een relevant probleem geworden in zelfsturende teams, door het grotere verantwoordelijkheidsgevoel.
Soms heeft de manager geen idee meer van de zware workload van de teams.

 Tips & tricks

 Denk goed na hoe je teams samenstelt: je hebt specialisten nodig die kunnen samenwerken.
Trek niet alleen aan de kar, spoor de andersdenkenden binnen je organisatie op en betrek hen bij de transformatie.
Je moet duidelijk maken dat er geen weg terug is, dat het niet zomaar een nieuw projectje is dat je gaat doen.
Reik een duidelijk kader aan en begeleid zeker in de beginfase de teams.
Begin op kleine schaal. Uit een pilootproject kun je heel wat leren.
Zorg voor voldoende dialoog. Peil bij werknemers wat ze willen veranderen.  Leidinggevenden moeten tijdens het veranderingstraject veel rondlopen en praten.
Kies het juiste tempo: als je te snel gaat, zijn de mensen niet mee en verandert er niet veel. En als je té traag gaat, voelen de mensen de verandering niet.
Je moet durven loslaten en vertrouwen dat mensen doen wat ze moeten doen. Je moet je teams wel verifiïeren.
Betrek de vakbonden van meet af aan bij je plannen, zodat ze het nut ervan inzien en het plan steunen.
Zowel top- als middenmanagement hebben een voorbeeldfunctie. Door hun gedrag dragen ze de waarden uit.

Cases: zelfsturing in combinatie met Andon, Lean,...

• Zelfsturing en Andon - het installeren van een signaalfunctie in productie - combineren, kan dat? (Volvo Cars)
• Van een matrix naar een marktgerichte structuur met zelfsturing (Grontmij Industry)
• Verbetertraject met Lean in combinatie met zelfsturing (Bombardier)
• Zelfsturing bij productieprocessen met veel standaardisatie (Lotus Bakeries): "De medewerkers komen met voorstellen om herhaalde problemen te verhelpen."
• Bachelor onderzoeksverslag Universiteit Twente naar de ontwikkeling van zelfsturing binnen een zorginstelling (pdf)

Zelfsturing en standaarden

ISO 10018

ISO 10018, ‘Guidelines on People Involvement & Competence’ is niet certificeerbaar, maar geeft concrete richtlijnen rond people-managementprocessen als aanwerven, opleiden, begeleiden en coachen van medewerkers en leidinggevenden. Ook het organiseren van de betrokkenheid van de medewerkers komt aan bod en de rol van directie en leidinggevenden daarin.

ISO 9004

ISO 9004 is gericht op het bereiken van duurzaam succes met de organisatie. In grote lijnen bevat ISO 9004 dezelfde hoofdstukken als ISO 9001, maar telkens geeft de standaard bijkomende aanbevelingen om een dynamiek van duurzaam succes te realiseren. ISO 9004 heeft oog voor alle stakeholders. Met name ‘management of people’, ‘competence of people’ en ‘involvement and motivation’ krijgen volop aandacht.

Leestips

• "Freedom Inc." van Isaac Getz & Brian M. Carney, recent besproken door Joost Cottyn (BNP Paribas Fortis): "De sleutel in de bevrijdingscampagne is dat je mensen als gelijken behandelt; zowel de vakbonden als alle medewerkers, en ook de (top)managers mag je niet vergeten."
• "De laatste manager" van Ben Kuiken, waarin hij een pleidooi houdt voor minder managers
• "Beyonders" van Herman Van den Broeck
• "Reinventing Organizations" van Frederic Laloux
• "Sturen Naar Zelfsturing: Bezielend Ontwikkelen van een Teamgerichte Organisatie" van Nick Vanhalst
• "Zelfsturende teams in de praktijk" door Astrid Vermeer en Ben Wenting
• "Bouwen aan zelfsturende teams: valkuilen, problemen en oplossingen" door T. Rijkers

Surftips

• Een verzameling onderzoeken naar de effecten van zelfsturende teams, vind je via Google Scholar.
• Tool: KWIC toolbox. Handvaten voor zelfsturende teams -pdf (ESF project o.l.v. Kamer van Koophandel Oost-Vlaanderen)
• MITSloan Management review: How to Lead a Self-Managing Team
• Managementsite.nl: 5 klassieke missers met zelfsturende teams

Dit artikel is samengesteld uit fragmenten van artikels en cases die eerder in De Kwaliteitskrant/Kwinta verschenen over zelfsturing, aangevuld met externe bronnen.  Foto ter illustratie en beschikbaar via Creative Commons (Flickr & Text 100)